MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO

  Los diagramas de flujo son perfectos para visualizar procesos complejos del equipo. Hay más de 30 símbolos estandarizados para crear diagramas de flujo. Los símbolos indican una gran variedad de elementos, algún proceso o documento, decisiones que hay que tomar y mucho más. En este artículo, aprenderás qué significan las diferentes formas, en qué casos son útiles los diagramas de flujo y los tipos de diagrama de flujo que se pueden implementar en el trabajo. En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, el diagrama básico es un  mapa de procesos  en su forma más simple. Es una herramienta muy potente que se puede aplicar en muchos campos diferentes para la planificación, visualización, documentación y mejora de los procesos.

Independientemente de que escribas el diagrama de flujo en un cuaderno o de que uses una plantilla para trazar un proceso oficial, hay cinco pasos que debes seguir para generar un verdadero diagrama de flujo útil y razonable. Define el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta para diagramas de flujo, define el  alcance del proyecto  y el propósito del proceso. Pregúntate qué se debería cumplir con tu proyecto y cuáles serían las fechas adecuadas de inicio y de fin. Pon las tareas en orden cronológico. Dependiendo del tipo de diagrama de flujo que crees, tal vez te convenga revisar la documentación que tienes, consultar a algunos miembros del equipo sobre sus experiencias anteriores u observar algún proceso en curso. Todo esto puede ayudarte a redactar algunos de los pasos en forma de lista antes de crear el primer borrador del diagrama de flujo. Organiza las tareas...

  ·          El diagrama de flujo de decisiones ayuda a explicar las medidas que se toman para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las consecuencias de diferentes decisiones. ·          Un diagrama de flujo lógico se aplica para detectar deficiencias, cuellos de botella o  limitaciones  del proceso que podrían causar interrupciones o problemas.  ·          Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas. ·          Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir documentación muy útil para cuando lances un producto nuevo o mejores...

  Los  diagramas de flujo  usan formas especiales para representar diferentes tipos de acciones o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y las relaciones entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de  diagrama de flujo .

Un  diagrama de flujo  de sistema  representa  el modo en que los datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas. Con un  diagrama de flujo  de productos se visualiza el proceso de creación del producto y su orden secuencial.

  En conclusión nos referiremos al manual de organización, un documento que explica de manera concisa el funcionamiento interno de una organización, mediante la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución; además de los que auxilian en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal, pues describen, en forma detallada, las actividades de cada puesto; asimismo, se emplea para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema y, finalmente, para la intervención en la consulta de todo el personal, ya que “indica”, a cada uno de los responsables del puesto, lo que se espera de él en la realización de sus funciones, para hacer frente a los retos y cumplir adecuadamente con los objetivos organizacionales.  

  Se clasifican de la siguiente manera: ·          Manuales generales: contienen información global de la empresa. ·          Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas. Los manuales de organización se clasifican en generales y específicos. Los generales son aquéllos que contienen información ordenada y sistematizada acerca de toda la estructura de una organización. En tanto que los manuales de organización específicos contienen información ordenada y sistematizada acerca de la estructura de un área específica de la organización.

  La magnitud de la empresa, la naturaleza de sus funciones y la complejidad de las mismas servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales, es decir, tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y uno de procedimientos; pero conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados, ya no sólo de organización y procedimientos, también manuales de bienvenida, de formas, de diagramas, de puestos, inclusive de llaves. Así, encontramos manuales de organización, de bienvenida, de organigramas, de puestos, de procesos, de calidad, etc.  

  El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organización  pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, ni de áreas; y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud. Sin embargo, debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento; la especialización de ambos hace más complejo la utilización de un solo manual, razón por la que, en vez de contar con un único manual para toda la empresa, se elabora por áreas; en otra palabra, cada manual contiene información de un área en específico de la empresa.

  Micro administrativos: contienen información de una sola empresa o de una de sus áreas. Macro administrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa. Meso administrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector

  Se clasifican de la siguiente manera:    Manuales generales: contienen información global de la empresa.    Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.    

  Los manuales administrativos son instrumentos de apoyo para el buen funcionamiento de la organización, ya que contienen información amplia y detallada acerca de sus funciones, base legal, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y responsabilidad, puestos en general, etc.